اذا استلمت عملك كمحاسب جديد لشركة كيف تلم بها بأسرع وقت

اذا استلمت شركة من محاسب سابق عن اى شئ سوف تبحث للاستلام ؟ ما هى الاسئلة التى سوف توجهها للمحاسب السابق ؟ ما هى المستندات التى سوف تطلبها ؟ كيف تحاول الالمام بكل شئ فى هذه الشركة الجديدة باسرع وفت ممكن ما هى الاجزاء التى يجب ان تركز عليها جدا مع المحاسب السايق ؟

كل الاجابات على هذه الاسئلة سوف تجدها فى الموضوع التالى :_

اولا : المستندات الواجب الاطلاع عليها والاحتفاظ بنسخة منها :-

( 1 ) المستندات القانونية :-

وتشمل صورة من عقد التاسيس والتعاديلات التى

طرأت عليه من وقت التأسيس حتى  تاريخة . النظام الاساسى للشركة وخصوصا الشركات المساهمة  . واللائحة الداخلية للشركة . و الهدف من هذه المستندات هو معرفة اسماء الشاءكاء فى الشركة ونسبهم وطريقة توزيع الارباح بعد الاستقطاعات المنصوص عليها فى النظام الاساسى وعقد التاسيس مثل الاحتياطى القانونى والاحتياطى الاختيارى واى استقطاعات اخرى .

( 2 ) المستندات المحاسبية :-

وتشمل ميزان المراجعة التفصيلى والاجمالى لاخر شهر . وصورة اخر سند قيد ورقمة صورة اخر سند صرف ورقمه صورة اخر سند قبض ورقمة صورة اخر شيك ورقمة و صورة من كل مستندات الشركة واخر ارقام مستخدمة .

ثانيا : البرنامج المحاسبى :-

يعتبر البرنامج المحاسبى العمود الفقرى لمهنة المحاسب فاذا تمكن منه المحاسب سهل له العديد من المهام واستراح كثيرا من الاعباء وكل البرامج المحاسبية مهما تعددت المسميات والاشكال والالوان الا انها جميعا وبدون استثناء تتشابه فى التالى :-

1 – الصلاحيات على البرنامج :-

حيث يجب عليكم استلام جميع اسماء المستخدمين وكلمات المرور الخاصة بكل مستخدم ويوجد فى كل برنامج مستخدم رئيسى حيث له كل الصلاحيات على البرنامج ويمكنه من خلال ذلك منح بعض الصلاحيات للمستخدمين الاخرين .

2- عملية الادخال :-

 حيث انها تعتبر المورد الرئيسى للبيانات التى سوف يتم ادخالها . والادخال لا يقتصر فقط على البيانات المحاسبية بل يشمل اسم الشركة على البرنامج . ثم ترتيب خريطة الحسابات على البرنامج ثم كيفية فتح الحسابات الرئيسية على الخريطة والحسابات الفرعية ثم الحسابات التفصيلة فجميع البرامج تحتاج لهذه العملية فيجب ان تلم بها  .

3 _ التقارير :-

كل البرامج المحاسبية الهدف النهائى منها هو استخراج تقارير فعالة عن المعلومات المحاسبية والحد الادنى من التقارير التى يجب ان تتعلم كيفية استخرجها  مثل كشف حساب عميل معين او مصروف معين . تقرير عن ميزان المراجعة التفصيلى والاجمالى . طباعة خريطة الحسابات . طباعة سند قيد واى تقارير اخرى اضافية خاصة بكل برنامج فيجب عليك ان تعرف كيفية استخراج هذه التقارير من البرنامج .

4- النسخ الاحتياطى للبرنامج :-

تعتبر هذه العملية من اهم العمليات على الاطلاق حيث ان النسخ الاحتياطى والاحتفاظ باكثر من نسخة من البيانات وفى اكثر من مكان وعلى اكثر من وسيلة تخزين يعمل على الحفاظ على البيانات من التلف او الضياع وتخيل معى مدى المشكلة التى سوف تقع فيها لو تم تدمير الحاسب الذى علية البيانات فان اى شئ فى الشركة يمكن تعويضه وبسهولة الا عملية فقد البيانات لذل يجب عليك ان تتاكد من عملية النسخ والاختفاظ فى بالنسخ فى اكثر من مكان وليس مكان واحد وتجربة هذه النسخ والتاكد كل التأكد من ان هذه النسخ تفى بالغرض .

ثالثا : ميزان المراجعة والحسابات :-

ان فحص ميزان المراجعة والتعرف على الحسابات عن قرب هو لب الموضوع حيث ان فحص ميزان المراجعة هو المفتاح الرئيسى لفهم حسابات الشركة وعن الفحص نلاحظ الاتى :-

1 _ تميز مجموعات الحسابات :-

الحسابات يمكن ان تقسم الى اربعة مجموعات

المحموعة الاولى : وتشمل الاصول الثابتة والمتداولة

المجموعة الثانية : وتشمل الخصوم  وراس المال .

المجموعة الثالثة : المصروفات

المجموعة الرابعة : الايرادات

وهنا نؤكد ان المجموعة الاولى والثانية لا تحتاج الى شرح حيث انها متشابهة فى جميع الشركات وفى جميع المجالات  ومحددة بمجموعة من المعايير المقبولة دوليا وطرق عرض معينة فى الميزانية . لذلك سوف نركز حديثنا عن المجموعة الثالثة والمجموعة الرابعة ولن نفصل بينها حيث الارتباط بينهم وثيق كما سوف نرى .

نفصل فقط موضوع المصاريف الادارية والعمومية حيث انها موجودة فى كل الشركات ولها بنود معروفة حيث انها ترتبط بادارة الشركة >

نظام المخزون

يوجد نوعان من معاملة المخون

1 – مخزون فترى او دورى حيث يفتح حساب للمشتريات ومردودات المشتريات وحساب لمخزون اول المده وحساب لمخزون اخر المده وتستخرج نتائج اعمال الشركة فى نهاية الفترة المحددة عن طريق الجدول التالى

مخزون اول المدة

يضاف اليه

المشتريات

يطرح منه

مردودات المشتريات

مخزون اخر المدة

والناتج يكون عبارة عن تكلفة البضاعة المباعة

هذا النظام شائع ويعرفه جميع خريجى كليات التجارة وجميع المحاسبين ويسجل فى الدفاتر او انظمة الكمبيوتر بقيود عاديه معروفه لا مجال للخوض فيها

2- نظام الجرد المستمر

هو نظام قوى تستطيع فيه كمحاسب ان تستخرج نتائج اعمال الشركة لحظة بلحظة حيث تسجل جميع مشتريات الشركة فى حساب المخزون بالتكلفة ويكون تسلسل القيود فيه كالتالى

مثال

بفرض ان الشركة تشنرى منتج اسمه ( أ ) فند شراء  المنتج يسجل قيد كالتالى

من حـ/ مخزون ( أ )

الى حـ/ البنك او الصندوق او المورد

اثبات شراء المنتج ( أ ) عدد 100 وحدة × 50 دولار

عند البيع يسجل قيدين وهما

القيد الاول وهو قيد البيع

من حـ/ العميل او الصندوق

الى حـ/ الايرادات

بيع عدد 25 وحدة من المنتج ( أ ) سعر والوحدة 100 دولار

القيد الثانى وهو قيد التكلفة

من حـ/ تكلفة المبيعات

الى حـ / مخزون ( أ )

اثبات تكلفة بيع عدد 25 وحدة من المنتج ( أ ) تكلفة الوحدة 50 دولار

هذا شرح موجز عن انظمة المخزون وذلك للمساعدة عند مراجعة وفحص ميزان المراجعة بالطبع اذا كان عندك هذا المعرفة سوف تختلف نظرتك لميزان المراجعة وهنا يجب عليك معرفة تكلفة البضاعة التى تتعامل فيها الشركة وكيف تحسب وكيف تحمل وكيف تستخرج نتائج اعمال الشركة . ومن هنا اذا كانت الشركة تتبع النظام الدورى يجب عليك معرفة حسابات المشتريات ومردوداتها وحساب وتكلفة وانواع بضاعة اول المدة ومحاضر جردها وكيفية جردها اما اذا كانت الشركة تتبع نظام الجرد المستمر فيجب عليك معرفة حسابات المخزون وحسابات تكلفة البضاعة المباعة وكافة التقارير التى يتم علس اساسها اجراء القيود وانعكاس ذلك على التقارير التى تستخرج من برنامج المخازن

رابعا : عقود الايجار :

يجب الحصول على صور من عقود الايجار لمعرفة الايجارات الشهرية والاماكن المؤجرة سواء مقر الشركة او الفروع 

خامسا : التأمينات:

يجب الاضطلاع على بوالص التأمين لمعرفة التغطيات التأمينية وتاريخ انتهاء بوالص التامين والشركات المؤمن لديها

سادسا : دفاتر السيارات

يجب الاضطلاع عليها ومقارنتها بسجل الاصول

سابعا : الهواتف الارضية او الموبيل

يجب حصرها لمعرفة اخر اشتراك تم دفعه حتى تتجنب انقطاع الخدمة

وللموضوع بقية